Společnost COLOPLAST A/S, reg. číslo, sídlem Holtedam 1, 3050 Humblebaek, Dánské království, v České republice jednající prostřednictvím COLOPLAST Czech s.r.o., IČ: 09628959, DIČ: CZ09628959, sídlem Radlická 740/113 B, Praha 5, PSČ 158 00, zapsaného v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vl. 339284 (dále jen „Společnost“), při své činnosti zpracovává osobní údaje fyzických osob.
Zpracování osobních údajů klientů
1. Společnost jakožto správce zpracovává osobní údaje klientů pro účely jejich zařazení do klientské databáze Společnosti a výkonu jejích marketingových aktivit spočívajících v předkládání nabídek jejích produktů a služeb prostřednictvím kontaktních údajů sdělených klientem (elektronické i klasické pošty a telefonu). V případě konkrétní žádosti vznesené klientem Společnost rovněž dle okolností konkrétního případu může zajišťovat doprovodné služby. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů klientů je jejich souhlas, případně plnění smlouvy s klientem.
2. Osobní údaje klientů Společnost předává externímu správci počítačové sítě a externímu poskytovateli IT služeb. Osobní údaje klientů nejsou předávány mimo EU.
3. Osobní údaje klientů jsou Společností uchovávány po dobu trvání jejich souhlasu se zpracováním a v případě jeho odvolání jsou bezodkladně vymazány a zlikvidovány. V případě, že je klient dlouhodobě nekontaktní, např. nepřebírá zásilky Společnosti, nebere telefon apod., je zpracování jeho osobních údajů ukončeno po 5 letech od posledního poskytnutí součinnosti z jeho strany, nedojde-li dříve k odvolání souhlasu.
4. Klienti mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny v záložce „práva subjektů údajů“.
5. Klienti mají právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, udělený Společnosti, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.
6. Klienti mají dále právo vznést kdykoli námitku proti zpracování jejich osobních údajů pro účely přímému marketingu.
7. Poskytování osobních údajů klientů Společnosti je pro klienty zcela dobrovolné a v případě jejich neposkytnutí nevznikne klientům žádná újma. Klientům v takovém případě nebudou předkládány nabídky zboží a služeb Společnosti ani poskytována jakákoli plnění, nebudeli později dohodnuto jinak.
Zpracování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob
1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje obchodních partnerů – podnikajících fyzických osob a dále osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů.
2. Společnost zpracovává osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob pro účely plnění smluv či spolupráce s nimi uzavřených a pro účely jednání o uzavření smlouvy či spolupráce. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů obchodních partnerů – fyzických podnikajících osob je nezbytnost pro plnění smluv s nimi uzavřených nebo pro provedení opatření před jejich uzavřením. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů kontaktních osob obchodních partnerů je nezbytnost pro účely oprávněných zájmů Společnosti (tj. plnění smlouvy s obchodním partnerem), vůči nimž nemají přednost zájmy nebo základní práva kontaktní osoby.
3. Společnost zpracovává osobní údaje obchodních partnerů – fyzických osob v rozsahu nezbytném pro plnění smluv (zpravidla jméno, příjmení, IČ, DIČ, sídlo, telefon, e-mail, číslo účtu, případně další kontaktní údaje). Společnost zpracovává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů v rozsahu nezbytném pro plnění smluv s obchodními partnery (zpravidla jméno, příjmení, pracovní pozice, telefon, e-mail, případně další kontaktní údaje).
4. Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje svých obchodních partnerů externímu poskytovateli účetních služeb, správci počítačové sítě či poskytovateli IT služeb. Společnost nepředává tyto osobní údaje mimo EU.
5. Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob jsou Společností uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu ke Společnosti a dále po dobu trvání zákonných archivačních lhůt (např. ve vztahu k daňovým dokladům); po jejich uplynutí jsou osobní údaje v příslušném rozsahu bezodkladně vymazány.
6. Obchodní partneři a jejich kontaktní osoby mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny v záložce „práva subjektů údajů“.
7. Poskytování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob ke zpracování Společností není povinné, nicméně v případě jejich neposkytnutí nebude moci být s obchodním partnerem uzavřena smlouva či nebude možné ji řádně plnit.
8. Společnost získává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů od těchto obchodních partnerů, pro něž kontaktní osoby vykonávají činnost zpravidla jako zaměstnanci či statutární orgány.
Práva subjektů údajů
Kterýkoli subjekt údajů, jehož osobní údaje Společnost zpracovává, má následující práva:
1. právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, tj. právo získat od Společnostipotvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány, a pokud jetomu tak, má právo získat k nim přístup, jakož i k informacím uvedeným v čl. 15 odst. 1 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), tj. k informací o:
- účelech zpracování;
- kategoriích dotčených osobních údajů;
- příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možnéurčit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
- veškerým dostupným informacím o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
- skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v případech dle čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů;
- níže uvedených právech.
2. právo na opravu svých osobních údajů v případě jejich nesprávnosti či nepřesnosti;
3. právo žádat po Společnosti za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR výmaz svých osobních údajů a úplné ukončení jejich zpracování, zaniknou-li veškeré právní důvody pro jejich zpracování;
4. právo na omezení zpracování v případech uvedených v čl. 18 odst. 1 GDPR (zejm. pokud subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů nebo vznesl námitku proti jejich zpracování);
5. právo vznést námitku proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů;
6. právo vznést kdykoli námitku proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu;
7. právo na přenositelnost osobních údajů, tj. právo na získání osobních údajů o něm zpracovávaných ze strany Společnosti ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a jejich předání jinému správci, pokud je zpracování založeno na jeho souhlasu nebo smlouvě s ním uzavřené a pokud se zpracování provádí automatizovaně;
8. právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li právním důvodem pro jejich zpracování, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním;
9. právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Pověřenec
Společnost jmenovala pověřencem pro ochranu osobních údajů
Johana Leonharda Svendsena,
e-mail: dataprotectionoffice@coloplast.com
Zástupcem pověřence v České republice je
Zuzana Warren,
e-mail: czzuwa@coloplast.com
V případě jakýchkoli dotazů ohledně ochrany osobních údajů je dále možné obracet se na Společnost prostřednictvím kontaktů uvedených v záložce Kontaktuje nás