1. Společnost jakožto správce zpracovává osobní údaje klientů pro účely propagace produktů a služeb, v rámci které Společnost subjekt údajů zařadí do své klientské databáze, personalizuje nabídku svých produktů a služeb pro subjekt údajů a následně jej bude kontaktovat za účelem výkonu jejích marketingových aktivit, mezi které patří zejména bezplatné zasílání časopisu a vzorků produktů, asistence při výběru a opatřování produktů, poskytování informací o produktech a službách a souvisejících akcích Společnosti.
2. Společnost může při naplňování účelu zpracování předávat osobní údaje klientů externím dodavatelům služeb (např. distributoři produktů, dodavatelé účetních a IT služeb apod.). Osobní údaje klientů nejsou předávány mimo EU.
3. Osobní údaje klientů jsou Společností uchovávány po dobu trvání jejich souhlasu se zpracováním a v případě jeho odvolání jsou bezodkladně vymazány a zlikvidovány, nebude-li poté Společnosti svědčit žádný z jiných titulů pro jejich další zpracování. V případě, že je klient dlouhodobě nekontaktní, např. nepřebírá zásilky Společnosti, nebere telefon apod., je zpracování jeho osobních údajů ukončeno po 3 letech od posledního poskytnutí součinnosti z jeho strany, nedojde-li dříve k odvolání souhlasu, nebude-li poté Společnosti svědčit žádný z jiných titulů pro jejich další zpracování.
4. Klienti mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny v záložce „práva subjektů údajů“.
5. Klienti mají právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů udělený Společnosti, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.
6. Klienti mají právo vznést kdykoli námitku proti zpracování jejich osobních údajů pro účely přímého marketingu.
7. Poskytování osobních údajů klientů Společnosti je pro klienty zcela dobrovolné a v případě jejich neposkytnutí nevznikne klientům žádná újma. Společnost klientům v takovém případě nebude moci poskytovat uvedené služby.
Zpracování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob
1. Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje obchodních partnerů – podnikajících fyzických osob a dále osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů.
2. Společnost zpracovává osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob pro účely plnění smluv či spolupráce s nimi uzavřených a pro účely jednání o uzavření smlouvy či spolupráce. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů obchodních partnerů – fyzických podnikajících osob je nezbytnost pro plnění smluv s nimi uzavřených nebo pro provedení opatření před jejich uzavřením. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů kontaktních osob obchodních partnerů je nezbytnost pro účely oprávněných zájmů Společnosti (tj. plnění smlouvy s obchodním partnerem), vůči nimž nemají přednost zájmy nebo základní práva kontaktní osoby.
3. Společnost zpracovává osobní údaje obchodních partnerů – fyzických osob v rozsahu nezbytném pro plnění smluv (zpravidla jméno, příjmení, IČ, DIČ, sídlo, telefon, e-mail, číslo účtu, případně další kontaktní údaje). Společnost zpracovává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů v rozsahu nezbytném pro plnění smluv s obchodními partnery (zpravidla jméno, příjmení, pracovní pozice, telefon, e-mail, případně další kontaktní údaje).
4. Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje svých obchodních partnerů externímu poskytovateli účetních služeb, správci počítačové sítě či poskytovateli IT služeb. Společnost nepředává tyto osobní údaje mimo EU.
5. Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob jsou Společností uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu ke Společnosti a dále po dobu trvání zákonných archivačních lhůt (např. ve vztahu k daňovým dokladům); po jejich uplynutí jsou osobní údaje v příslušném rozsahu bezodkladně vymazány.
6. Obchodní partneři a jejich kontaktní osoby mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny v záložce „práva subjektů údajů“.
7. Poskytování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob ke zpracování Společností není povinné, nicméně v případě jejich neposkytnutí nebude moci být s obchodním partnerem uzavřena smlouva či nebude možné ji řádně plnit.
8. Společnost získává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů od těchto obchodních partnerů, pro něž kontaktní osoby vykonávají činnost zpravidla jako zaměstnanci či statutární orgány.
Práva subjektů údajů
Kterýkoli subjekt údajů, jehož osobní údaje Společnost zpracovává, má následující práva:
1. právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, tj. právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat k nim přístup, jakož i k informacím uvedeným v čl. 15 odst. 1 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), tj. k informacím o:
- účelech zpracování;
- kategoriích dotčených osobních údajů;
- příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
- veškerým dostupným informacím o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
- skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v případech dle čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů;
- existence práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování a práva podat stížnost u dozorového úřadu;
2. právo na opravu svých osobních údajů v případě jejich nesprávnosti či nepřesnosti;
3. právo na výmaz svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR, tj. pokud:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
- subjekt údajů vznese námitky proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje;
Výše uvedené se neuplatní v případě, že je zpracování nezbytné:
- pro splnění právní povinnosti, jež se na Společnost vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen;
- z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 GDPR;
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely v souladu s čl. 89 odst. 1, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz osobních údajů znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování;
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. právo na omezení zpracování v případech uvedených v čl. 18 odst. 1 GDPR, tj.:
- subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
- zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
- Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů;
Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
5. právo vznést námitku proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů
– Společnost osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
6. právo vznést kdykoli námitku proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu - pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány;
7. právo na přenositelnost osobních údajů, tj. právo na získání osobních údajů o něm zpracovávaných, jež poskytl Společnosti, ze strany Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a jejich předání jinému správci, pokud je zpracování založeno na jeho souhlasu nebo smlouvě s ním uzavřené a pokud se zpracování provádí automatizovaně. Při výkonu tohoto práva má subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo Společností druhému správci, je-li to technicky proveditelné;
8. právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li právním důvodem pro jejich zpracování, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním;
9. právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno GDPR. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Pověřenec
Společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého může subjekt údajů kontaktovat na adrese Společnosti (zaslané „attn. to Data Protection Officer“) nebo emailem na adrese dataprotectionoffice@coloplast.com.
V případě jakýchkoli dotazů ohledně ochrany osobních údajů je dále možné obracet se na Společnost prostřednictvím kontaktů uvedených v záložce Kontaktuje nás